Är e-posten den nya chefen på jobbet? Då kan det vara läge att ta tillbaka kontrollen. Med enkla rutiner kan man undvika e-poststress.

Text Margaretha Eldh Foto Maskot

E-post är ett av våra vanligaste kommunikationsmedel. Men vårt flitiga mejlande kan orsaka både stress och missförstånd.
- Problemet är inte tekniken i sig utan vårt sätt att använda den, säger forskaren Eva Sjöqvist, som i sin doktorsavhandling undersökt e-postens nackdelar som arbetsredskap.
Det som stressar mest är för många mejl med för mycket eller onödig information, förväntningarna på att vi ska svara snabbt, tillgängligheten dygnet runt och överfulla inkorgar.
- Mejlstressen gör att många upplever att de inte hinner utveckla sina tankar färdigt. Det är varken bra för individen eller arbetet, säger Eva Sjöqvist.
- På det viset blir e-posten även ett hot mot effektiviteten.

Osorterad information
Sedan slutet av 90-talet har Eva Sjöqvist ägnat sig åt att kartlägga hur vi använder e-post på jobbet och hennes forskning visar att mejlen inte alltid fungerar som vi vill.
Stressen beror främst på att många använder e-post för att skicka ut mycket och osorterad information.
- Vi behöver bli bättre på att välja ut vad vi ska mejla, i stället för att skicka all möjlig information utan att reflektera över om det är det bästa sättet att nå ut i organisationen, säger Eva Sjöqvist.
- I vissa fall lämpar sig intranätet bättre, samtidigt som det underlättar för dem som inte behöver ta del av informationen.
Även en överfylld inkorg stressar liksom den ständiga strömmen av inkommande mejl. Många avbryter arbetet för att hålla sig uppdaterade på den senaste mejlskörden.
- Vi blir också stressade av känslan av att vi förväntas svara snabbt, vilket gör att många läser sin e-post hemifrån, säger Eva Sjöqvist.
- Det är inte bra, vi behöver vara lediga och återhämta oss när vi kommer hem.

Enkla medel
Med enkla medel går det att komma tillrätta med en del av problemen. Den som skickar mejl kan tänka till innan om det är nödvändigt.
- Det finns andra sätt att kommunicera, ibland är det bättre att lyfta luren i stället. Du får snabbare feedback.
Mejl kan lätt missförstås eftersom vi uttrycker oss kortfattat och enkelt, ibland slarvigt.
- Vi kan bli förvirrade utan ansiktsuttryck och röst som ledtrådar och kan läsa in innebörder i meddelandet som kanske inte finns där, säger Eva Sjöqvist.
Hon rekommenderar handledning och utbildning för att e-posten ska användas bättre och minska de negativa effekterna.
- Vi får vidareutbildning i andra arbetsverktyg men e-post anses trivialt. Men de flesta organisationer har ett utbildningsbehov och det skulle kunna leda till minskad stress.


Avhandlingen ” Electronic Mail and its Possible Negative Aspects in Organizational Contexts” går att läsa på: http://www.hgo.se/~evas/


10 rutiner som gör att du undviker e-poststress:

1. Låt inte e-posten bli din chef.  Det är du som styr ditt arbete.

2. Använd fler sätt och andra medier. Det kan ge snabbare feedback.

3. Begränsa din användning av e-post.

4. Var tydlig med vad du vill och när du behöver svar.

5. Du behöver inte besvara alla e-postmeddelanden. Be att få återkomma vid viktiga meddelanden om du har ont om tid.

6. Låt inte mediets snabbhet locka dig att svara snabbt. Skriva hellre att du återkommer.

7. Låt inte e-post avbryta ditt arbete och störa din koncentration.

8. E-post och känslor är oftast en dålig kombination på arbetet.

9. Släng och sortera. Använd ett annat system än e-post som arkiv.

10. Stäng och ta ledigt. Du behöver koppla av när du är ledig.